Leistungen

Im Zuge der laufenden Verwaltertätigkeit

• Prüfung, Optimierung und Handling von Versicherungsverträgen
• Abwicklung von Schadensfällen und Vertretung des Auftraggebers
• Vertretung des Auftraggebers vor Verwaltungs- und sonstigen Behörden
• Entgegennahme von Geld, Geldeswert und Steuerguthaben zur treuhändischen Verwahrung
• Wahrnehmung von Baubehördenterminen
• Abschluss, laufende Prüfung und Auflösung von Betreuungsverträgen
• Abschluss und Auflösung von Mietverträgen, Dienstverträgen und Werkverträgen
• Sachliche, rechnerische und logische Prüfung aller Eingangsrechnungen, welche die Liegenschaft betreffen (mit Ausnahme des Bereichs der technischen Betriebsführung)
• Abwicklung des gesamten mit der ordnungsgemäßen Verwaltung der Liegenschaft im Zusammenhang stehenden Schriftverkehrs mit Mietern, Wohnungseigentümern, Behörden etc.
• Organisation und Überwachung der gesamten laufenden Instandhaltung, der Wartung und der Reinigung ebenso wie die Ausarbeitung eines Leistungskataloges, außerdem die Ausschreibung und Vergabe, sofern eine Fremdfrma beauftragt wird
• Erstellung einer jährlichen Vorschau

Im Zuge der laufenden mieterseitigen Verwaltungstätigkeit für allgemeine Teile der Liegenschaft (z. B.: Hausbesorgerwohnung, Garagenstellplätze)

• Betreuung der Mieter (Anschreiben, Meldezettel, Aushänge)
• Ausfertigung von Mietverträgen samt Kautionsinkasso und Abfuhr der Mietvertragsvergebührung
• Übergabe und Übernahme von Bestandsobjekten bei Mieterwechsel samt Übergabe und Übernahme mittels eigenen Protokolls über den Ist- Zustand der zurückgenommenen Bestandseinheit. Kontrolle, ob der Keller leergeräumt ist, Ummeldung der Strom- und Gaszähler
• Beratung der Eigentümer über mögliche juristische Maßnahmen und Schritte
• Im Zuge des Mahnwesens die Einleitung rechtlicher Schritte ebenso wie die laufende Zusammenarbeit mit Anwälten zur Vorbereitung von Verhandlungen
• Überwachung von Fristen, vor allem im Falle von Gewährleistungsansprüchen und behördlichen Verfügungen
• Außergerichtliche und gerichtliche Geltendmachung von Ansprüchen des Eigentümers gegen den Mieter (z. B.: Mieterhöhung, Konkurrenzschutz, Betriebspflicht, Untervermietung, Rückgabe der Mietsache, bauliche Veränderungen)
• Beratungstätigkeiten bei der Erstellung von Verträgen
• Im Wohnungseigentum bieten wir eine jährliche Hausversammlung an, statt alle zwei Jahre. Das hilft, Probleme schneller zu erfassen und zu beseitigen, und erhöht die Kundenzufriedenheit. Im Falle des Vorliegens einer WEG-Verwaltung stellt die Mieterbetreuung eine gesondert zu honorierende Leistung dar

Ausarbeitung der Grundlagen der Verrechnung auf Basis der bestehenden Bestandsverträge und gesetzlichen Bestimmungen

• Führung und Wartung der Stammdaten
• WEG-Eigentümernamen und -adressen
• Nutzflächen und Abrechnungsschlüssel/WEG-Nutzflächen bzw. NW-Nutzungsart
• Branchen
• Mieterlöse, sonstige Erlöse, Nebenkosten
• Höhe
• Fälligkeit
• Abrechnungstermin
• Wertsicherung: Basis, Index, Schwellenwert
• Ermittlung und Festlegung des Aufteilungsschlüssels für die Nebenkosten
• Allgemeine Betriebskosten
• Reparaturrücklage
• Heiz- und Warmwasserkosten
• Aufzugskosten
• Sonstige Kosten

Laufende Durchführung der Verrechnung für den Auftraggeber.

• Laufende Wartung der Stammdaten durchregelmäßige Abfrage und Kontrolle der Daten
• Erstellung der monatlichen Reparatur- undBetriebskostenvorschreibungen
• Erstellung der monatlichen Hausgelder
• Betriebskosteninkasso
• Überwachung der Zahlungstermine
• Mahnwesen bis zur erforderlichen Einleitung vonrechtlichen Schritten sowie laufende Zusammenarbeit mit Rechtsanwälten und Vorbereitung für notwendige Verhandlungen
• Eintragung von Vorzugspfandrechten
• Information der übrigen Wohnungseigentümer über allfällige Außenstände
• Erstellung der Jahresabrechnung (nach Bedarf) für: WEG-Hausgelder, Darlehen, Betriebs- und Heizkosten und Aufzugskosten
• Sonstige Nebenkosten
• Abwicklung des gesamten die Liegenschaft betreffenden Zahlungsverkehrs
• Aufbewahrung der Rechnungen in elektronischer Form in pdf/A-Format.
• Verwaltung von Sparbüchern und Bankgarantien
• Führung von Ander- bzw. Eigengirokonten lautend auf die WEG für die Verrechnung
• Evidenzhaltung der Ablauftermine
• Fruchtbringende Veranlagung der Reparaturrücklage nach den Bestimmungen des Wohnungseigentumsgesetzes; Gutschrift der Zinsen
• Die von der Bank vorgeschriebenen Kosten werden an die Wohnungseigentümergemeinschaft weitergegeben.

Abrechnung mit dem Auftraggeber

• Jährliche Übermittlung der Betriebskosten und Reparaturrücklagenabrechnung an den Eigentümer
• Monatliche Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung

• Ausarbeiten und/oder Erstellen eines einheitlichen Leistungsverzeichnisses
• Angebotseinholung
• Auftragsvergabe
• Beschlussfassung der Arbeiten und/oder der Finanzierung
• Finanzierung
• Rechnungsüberwachung
• Dokumentation
• Bauüberwachung

Nutzen und Vorteile von Benchmarking:

• Schaffung von (Kosten-)Transparenz
• Schaffung einer Datengrundlage für Vergleiche
• Initiierung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses
• Vereinfachung und Verschlankung der eigenen Prozesse
• Identifzierung von möglichen Kostentreibern
• Effzienzsteigerung der Liegenschaft
• Kostensenkung
• Qualitätssteigerung der Produkte und Dienstleistungen

Die Betriebskosten machen ca. 36 % der Bruttogesamtmiete aus. Niedrige Betriebskosten sind für die Vermietbarkeit, die Verwertbarkeit und das Image, aber auch im Falle von Leerständen ein wichtiger wirtschaftlicher Erfolgsfaktor für Liegenschaftseigentümer.

Da sie damit mehr Spielraum bei der Gestaltung der Miete haben, bleiben sie im Vergleich zu ihren Konkurrenten wettbewerbsfähiger. Jeder Mieter hat eine fktive „Schmerzobergrenze“ bei der verlangten Miete. Wird diese durch hohe Betriebskosten zu sehr strapaziert, werden die Wohnungen der Vermieter leer bleiben. Betriebskosten teilen sich für den Eigentümer in „nicht beeinflussbare“ Betriebskosten (z. B. Grundsteuer) und „beeinflussbare“ (z. B. Versicherungen, Hausbetreuung) auf.

Hier soll ein Benchmarkingsystem bei der Analyse und Benennung der Kosten, die preistreibend sind, helfen. In der zweiten Phase wird mithilfe des Systems nach geeigneten Optimierungen gesucht.